智能檔案安全管理系統 

檔案存放次序較易被打亂 


雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 


（三）、檔案查閱耗時長 


隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。 


（四）、檔案的盤點操作不科學 


由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案袋內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案袋的數量。但在每個檔案袋內存放的檔案種類、數量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案袋進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。 


（五）、對失效檔案的管理滯后 


有效期限是檔案價值體現的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準確，使得失效檔案不能被及時發現和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。


總結起來，在目前，檔案管理的現狀可以用下述幾條來進行概括：


Ø  檔案管理大多還停留在目視管理的階段；


Ø  普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點、查詢等工作展開；


Ø  檔案館普遍對于實體檔案庫存有無、位置等情況缺乏準確把握；


Ø  所以無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制。[本信息來自于今日推薦網]