數字檔案管理會計檔案 電子檔案 紙質檔案 業檔一體 

隨著數字化時代的來臨，企業對于檔案管理的需求日益增‌‌長。泛微數字檔案作為酷螺365軟件管家超市里面的一款熱門解決方案，也是業界領先的檔案管理解決方案，為企業提供高效、便捷的檔案管理服務，助力企業實現數字化轉型。

一、各行業數字檔案管理痛點
@政府機構：在檔案管理方面存在檔案管理流程不規范、信息化程度不足、檔案利用效率低下、檔案安全保障不足以及人力和物力資源投入不足等問題。
@商貿行業：在檔案管理方面存在流程不規范、檔案丟失或損壞、檔案查詢和利用不便、檔案信息化投入不足以及檔案管理人員缺乏專業素養和技能水平等問題。
@醫療行業：在檔案管理方面存在病例、影像資料等重要檔案的管理不規范、安全保障不足等問題。
@教育行業：學生檔案、教師檔案等重要檔案的管理存在信息化程度低、檔案利用不足等問題。

泛微數字化檔案管理系統，提供紙質檔案與電子檔案統一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構建一個數字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數字化檔案管理系統。
二、檔案管理解決方案
【會計檔案】
財務會計檔案是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要證據，財務管理系統、報銷系統和核算系統等都相互獨立，導致財務資料之間缺乏有效關聯，從而沒有辦法形成有效的證據鏈，無法滿足檔案管理的標準和規范。
【紙質檔案】
將紙質檔案進行數字化加工轉化數字檔案，對實體庫房中檔案進行出入庫、移庫、盤點等操作，實現實體庫房與數字庫房數據統一，高效查詢。
【電子檔案】
集合檔案收集、利用、管理為一體的數字化檔案方案，實現檔案100%歸檔，3秒可查，可查可驗，兼容紙質檔案、電子檔案、財務會計檔案一體化管理。
【業檔一體】
一體化是趨勢，而且每個組織都需要一個統一的檔案管理中心，集中所有檔案的收集、整理、管理和利用。

制度先行，結合業務梳理檔案制度規范，用制度培養檔案歸檔意識，提升檔案歸檔率和利用率，為業檔一體化奠定基礎；改造前端業務場景緊隨其后，為業務檔案歸檔管理提供素材；基于檔案管理制度規范，配套相應的業檔一體化檔案管理系統，實現組織內部對于會計檔案、紙質檔案、電子檔案、系統日志、用戶行為、音視頻、圖片等各類檔案的一體化管理。

三、數字檔案管理核心亮點
（1）符合國家法律法規：在數字化的大背景下，國家對檔案的管理也提倡使用電子化的方式，檔案管理系統符合國家法律法規。
（2）100%歸檔：文書定天然具備電子檔案管理的要素，可多種方式、渠道獲取檔案，能夠實現電子檔案的100%歸檔。
（3）3秒檢索：文書定也能為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式，精準定位，3秒即可完成對信息集合采用技術手段完成檢索、且可以按照相關性進行排序。
（4）文件防篡改：縱觀各項法律法規中，國家明確電子檔案系統必須具備電子簽名能力，電子簽名助力電子檔案系統具備文件防篡改的能力。
（5）檔案全生命周期管理：能夠和流程結合起來，經過相關領導的審批、授權后由系統自動執行，使得檔案具備全生命周期管理能力。
（6）可第三方存證：檔案不僅可以管理還可以選擇在公證處和區塊鏈進行存證，存證后的文件可一鍵出證，省去線下去公證處排隊的麻煩。
（7）業務檔案一體化管理：與各類OA、HRM、ERP、CRM、PM等系統方便集成；多種渠道、多種方式快速收集業務過程中待歸檔的數據資料，從而實現業務與檔案的一體化管理。
四、數字檔案應用場景
（1）一站式的檔案管理門戶
可根據不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數據抽取出來，集中匯總，再根據角色進行推送展示。
（2）檔案采集接收
支持多種方式獲取檔案數據:包括通過異構系統集成、電子文件批量上傳、數字化加工成果拉量導入等方式。井可對各個渠道接收的數據進行分析、處理。
（3）檔案統一管理
檔案管理庫中的數據是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數據瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
（4）檔案鑒定銷毀
滿足檔案全生命周期管理過程中所涉及到的開放鑒定、銷毀鑒定、密級鑒定、保管期限鑒定等，每個鑒定的動作 終都能在系統中保留痕跡。
（5）檔案檢索借閱
通過全文檢素、條件檢索等多種方式快速定位所需要的檔案資料，沒有權限的檔案結合借閱管理實現電子檔案和實體檔案的線上借閱審批和授權。

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